2008年06月17日

マイクロソフト「NPO Days 2008」参加レポート -2-

 管理人です。
 
 前回に引き続き、今回は
 マイクロソフト「NPO Days 2008」の参加レポートです!



○セミナー2「ITの活用で、事務をもっと効率化しよう!」


 前回紹介したセミナー1のあとは、
 セミナー2「ITの活用で、事務をもっと効率化しよう!」

 実際は、Excelをどう活用するかのセオリーや裏技でしたけど。

 講師は、田中 亨さんという方。
 Excelに関して言えば、Office2007の開発にも携わっているなど、
 Excelで知らぬことなし! な方です。

 セミナーでは、Excelで名簿管理するためのセオリーと、
 ピボットテーブルを使用したアンケート集計について、
 お話がありました。


○Excel名簿管理のためのセオリー


 まぁ、名簿管理というと、
 
 「なんか、Excelだと役不足だ。
  最低でも、Accessくらいでないと」


 という声も、よく聞かれます。


 結論からすれば、よほどの大組織でもない限り、
 NPOや市民活動団体レベルでは、
 名簿管理はExcelで十分なはずです。


 Excel2003でも、
 列数256列、行数65,536行を扱う事ができます。

 最新のExcel2007では、
 列数16,384列、行数1,048,576行を扱えます。


 で、意外と見落とされがちな、
 Excel名簿管理の大原則その1は……

 「1件のデータは、1行でまとめる」こと!

 まぁ、でも印刷の時に見栄えが悪くなるって事で、
 つい2行にわたって、書きたくなりますよね。

 でも、それだと……

 ・オートフィルタを使えなくなる
 ・計算ができなくなる


 というワナが、待ち受けているわけです。
 
 オートフィルタは、結構便利な機能なので、
 覚えていて損はないです。

 使い方はこちらから。



 で、オートフィルタがらみで、
 Excel名簿管理の大原則その2は……

 「項目の入力規則を決める」こと!

 言い換えれば、データのゆれやブレをなくす、ってことです。

 たとえば、項目で「4月イベント参加可否」という項目があったら、
 「参加」か「不参加」しか入れない! ってことです。

 これを、老婆心で「遅刻」とか「ドタキャン」とか、
 変な項目を勝手に追加したり、

 または、入力がめんどいのか、
 「参加」「不参加」ではなく「○」「×」になってたり。

 ……こんなことが起きてしまうと、
 名簿全体の内、4月イベント参加者のみを抽出する時に、
 訳が分からなくなります。
 (こうなったら、手で数えるしかないという、
  悲惨な末路が待っているわけです)

 
 でも、それでも親切な人は、
 ホントに勝手に項目を追加し、

 めんどくさがりな人は、
 ホントに○×にしてしまう。

 ……そうならないように、
 最初から特定の項目以外は、
 入力できなくする手があります。

 それが「入力規則」という機能です。
 使い方は、こちらから


○日付、数字を入れるときの注意


 たとえば、名簿に「寄付金」という項目があるとします。
 そこに「60,000円」と、普通に入力したとします。

 で、その合計を出そうとすると……

 「0」と表示されます。

 なぜなら「円」が文字だからです。
 文字を足したりは、できないですよね。

 そうした項目は、数字で「60000」とだけ、
 入れればいいわけです。

 でも、それだとちょっとさびしいですよね。
 そんなときは、「セルの書式設定」を使います。
 やりかたは、こちらから。



○ちょっとここで質疑応答


 ここで、参加者の質疑応答が集中したので、
 いくつかごしょうかい。


Q:MacのExcelで作った日付データをWindowsのExcelで開くと、
  日付が4年ずれてしまう。


 これについては、セミナーでは色々話されてましたが、
 こちらをごらんください。


Q:株式会社と(株)と鰍フ区別はつけられるか。

 これは、講師も言われてましたけど、やっぱり難しいですね。


Q:株式会社をソート(並びかえ)することは可能か?

 これは、ソート用の列を別に作る必要があります。

 例えば「会社名」で「株式会社P−SONIC」とかいれてたら
 「ひらがな」という項目名を作って、

 「ぴーそにっく」と入れればいいわけです。
 これで、50音順のソートが可能になります。


Q:勤務管理で、ある日は「10:00」働きました。
  別の日は「15:00」働きました。
  その合計を「25:00」と計算できるようにしたい


 これのやりかたは、こちらから


○アンケート集計に使えるツール 〜ピボットテーブル〜


 で、名簿管理の話のあとは、
 アンケート集計の話になりました。

 ここでのポイントは、ピボットテーブルです。
 ピボットテーブルについては、
 こちらからどうぞ。



 あと、最後に、イースターエッグについての
 話がありましたけど、

 やっぱり、Office2002から、
 イースターエッグは削除されたそうです。
 ちょっと残念ですね。

 ……って、そもそもイースターエッグって何?
 ってことになると思いますので、
 詳細はこちらから。


○最後にマイクロソフトから


 「NPO Day2008」の最後のプログラムは、
 マイクロソフトから、市民活動に役立つ情報のごあんない。

 ……でも、これまでもセミナーが時間おせおせだったので、
 ここに残された時間はほとんどなし。

 その中で、とりあえず紹介されたのは……

 「答えてねっと」

 これは、文字通り、パソコン使っているときに
 生じた疑問などを、答えてくれるサイトです。

 困ったら、使ってみてください。
 アクセスは、こちらから


posted by ダイリーエンジョイ at 20:52| 広島 | Comment(0) | TrackBack(0) | 他団体イベントの報告♪ | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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